16 Jul Kassennachschau 2.0

Stand 16.07.2021

Seit dem 01.04.2021 müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme (also elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen) und die damit erstellten digitalen Grundaufzeichnungen durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden.

Dieses Datum wollen einige Bundesländer anscheinend zum Anlass nehmen, um unangekündigte Kassennachschauen als Kontrollinstrument durchzuführen. Im Rahmen einer Kassennachschau werden nicht nur die analoge Form der Kassenführung durch die offene Ladenkasse geprüft, sondern auch die digitalen Aufzeichnungen vom Kasseneinnahmen und Kassenausgaben und elektronische Aufzeichnungssysteme wie insbesondere Kassensysteme inklusive Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Haupt- und Nebenkassen etc.
Die Kassennachschau ist neben der Einzelaufzeichnungspflicht der Einnahmen, der Belegausgabepflicht und der Meldepflicht der TSE-Schnittstelle ein wesentlicher Bestandteil des Gesetzes zum Schutz von Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen.

Amtsträger der Finanzbehörden dürfen zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen vom Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ohne vorige Ankündigung innerhalb der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Kassennachschauen können grundsätzlich anlass- und begründungslos durchgeführt werden. Auch die Betriebsgröße oder die Rechtsform spielt grundsätzlich keine Rolle; die Praxis hat jedoch gezeigt, dass insbesondere in den Betrieben, in denen Inhaber bzw. Familienangehörige für Kassenführung zuständig sind, Kassenprüfungen durchgeführt werden, da ein sogenanntes internes Kontrollsystem wie bei Unternehmen mit Fremdpersonal nicht oder nur eingeschränkt vorhanden ist.

Eine elektronische Registrierkasse ist nicht verpflichtend; die Kassenführung mittels offener Ladenkasse bietet aber oft auch Gründe für eine Kassennachschau:

• nutzen die Steuerpflichtigen die Kassenbücher und Kassenberichte?
• wird die Kassensturzfähigkeit gewährleistet – zu diesem Zweck vergleicht der Kassenprüfer den Kassenbericht des Vortages, gleicht Einnahmen, Ausgaben bzw. Einlagen/Entnahmen des laufenden Tages ab und zählt den tatsächlich vorhandenen Kassenbestand und gleicht dieses somit ab.
  Durch die Belegerstellungspflicht gewährleistet die Finanzverwaltung die vollständige Erfassung der Geschäftsvorfälle; für den Kunden besteht keine Pflicht, den Beleg mitzunehmen – dieses befreit jedoch den Unternehmer nicht von der Belegausgabepflicht.

Tipp: Es empfiehlt sich, einen QR-Code mit den notwendigen Daten auf dem Beleg aufzuführen, da hierdurch die Kassennachschau durch Smartphone oder Scanner leicht durchgeführt werden kann.

Kassenprüfer haben das Recht, die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf verwertbaren Datenträgern in Empfang zu nehmen, insbesondere bei digitalen Schnittstellen. Diese Daten werden dann in entsprechenden Softwaresystemen eingespielt und überprüft.

Gegen eine Kassennachschau kann man sich nicht wehren; es gilt daher, die Mitwirkungspflichten zu kennen und zu erfüllen, um insbesondere eine Überleitung in eine Außenprüfung zu verhindern. Daher sollten entsprechend aktualisierte Checklisten, Mitarbeiteranweisungen sowie die notwendige Verfahrensdokumentation vorliegen und aktuell sein.

Bei alledem sind wir Ihnen gerne behilflich. Sprechen Sie uns im Zweifelsfall gerne an!