19 Nov Probleme mit dem Finanzamt beim Onlinebanking

Von Dr. Michael S. Korte – Diplom-Kaufmann, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer – veröffentlicht auf Ruhr-Lippe-Marktplatz.de

Wie müssen Bankdaten aufbewahrt werden?

Unternehmer nutzen verstärkt in verschiedenen Variationen das Homebanking oder das sogenannte Onlinebankingverfahren und lassen sich in diesem Zusammenhang Kontoauszüge oftmals nicht mehr regelmäßig ausdrucken und zuschicken. Es stellt sich die Frage, ob der Ausdruck des über das Homebanking übermittelten elektronischen Kontoauszugs den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten der Finanzverwaltung genügt, da es sich nur bei dem elektronischen übermittelten Kontoauszug um ein originär-digitales Dokument handelt. Das Bayerische Landesamt für Steuern hat mit einer aktuellen Verfügung vom 28.07.2010 dies leider aktuell verneint.

Für die steuerliche Anerkennung dieses elektronischen Auszuges ist es nämlich erforderlich, die Datei auf einem sogenannten maschinell auswertbaren Datenträger zu archivieren, wobei auch hier die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die Grundsätze EDV-gestützter Buchführungssysteme beachtet werden müssen. Diese setzen beispielsweise voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten bzw. vor dem Speichern und dem Ausdrucken nicht, bzw. wenn, dann nur nachvollziehbar, verändert werden können. Da die Homebanking-Auszüge üblicherweise im PDF-Format gespeichert bzw. ausgedruckt werden, genügt diese Form der Speicherung den steuerlichen Vorschriften nicht.

Bleibt daher nur der traditionelle Weg, sich die Kontoauszüge regelmäßig vom Kreditinstitut ausdrucken und zuschicken zu lassen? Hier müsste mit der Bank gesprochen werden, da die Kreditinstitute oftmals Alternativen anbieten. Denkbare Lösungen sind beispielsweise die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten Kontoauszuges, die Auszugsspeicherung beim Kreditinstitut, wobei die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit gewährleistet sein muss oder die Übersendung und Aufbewahrung – wie bisher – von Monatssammelkontoauszügen (oder einmal zum Jahresende) in Papierform.

Stand November 2010