09 Aug Elektronisches Fahrtenbuch

Von Dr. Michael S. Korte – Diplom-Kaufmann, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer

Finanzverwaltung äußert sich zu den Voraussetzungen

Wird ein Dienstauto auch privat genutzt, stellt sich immer die Frage, wie der private Anteil versteuert wird.

Das Gesetz stellt hierfür 2 Methoden zur Verfügung. Üblich ist die so genannte 1% – Methode. Danach wird der Bruttolistenpreis als Bemessungsgrundlage genommen und monatlich hiervon ein Prozent für die Berechnung der Steuern (und bei Arbeitnehmern der Sozialversicherungsabgaben) für die private Nutzung (ggfls. daneben noch Anteil für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) zu Grunde gelegt. Diese Methode gilt auch bei Erwerb von Gebrauchtfahrzeugen oder bei Gewährung von Rabatten. Es handelt sich um eine Pauschalierung, die aus Gründen der Praktikabilität auch solche „ungerechten“ Situationen gleich behandelt.

Im Übrigen hat unlängst der Bundesfinanzhof darauf hingewiesen, dass ja eine individuelle Ermittlung der tatsächlich privat gefahrenen Kilometer durch ein Fahrtenbuch möglich ist. Zu den manuell auf Papier gefertigten Fahrtenbüchern gibt es neben Anweisungen der Finanzberatung auch schon eine Vielzahl von Urteilen. Die Hürden für eine steuerliche Anerkennung sind jedoch hoch. Unter anderem muss das Datum, die Route, das Fahrziel mit den aufgesuchten Kunden/Geschäftspartnern bei dem jeweils erreichten Gesamtkilometerstand und die einzelnen Fahrtruten aufgezeichnet werden. Das Fahrtenbuch in Papierform muss darüber hinaus zeitnah und in geschlossener Form geführt werden.

Auch die Finanzverwaltung setzt auf die Bequemlichkeit der Autonutzer. In der Praxis ist es nur sehr schwer möglich, die hohen Hürden des Fahrtenbuches zu meistern. Als Ausweg bietet sich da ein elektronisches Fahrtenbuch an. Zu der steuerlichen Anerkennung hatten unlängst die OFD Rheinland und Münster Stellung bezogen. Danach muss das Programm so ausgelegt sein, dass die Eingabe nachträglich nicht verändert oder eventuelle Veränderungen dokumentiert und eine Löschung der Änderungen nicht möglich ist. Die entsprechenden Programme unterliegen dem Datenzugriff der Finanzverwaltung und müssen als Teil der Buchführung auch noch innerhalb der Aufbewahrungsfrist auswertbar sein.

Großzügigerweise lässt die Finanzverwaltung es zu, dass nachträgliche Ergänzungen des Fahrtanlasses und Kunden über ein Web-Portal des entsprechenden Anbieters auch noch erbracht werden können, wenn die Ergänzung innerhalb von 7 Kalendertagen vorgezogen wird und im Übrigen die betrieblichen Fahrten mit Datum, Kilometerstand das Fahrziel bei Beendigung jeder Fahrt elektronisch erfasst werden, somit die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden. Die Angabe des Datums bei Privatfahrten ist erforderlich, sie ergeben sich aus den übrigen Fahrten und den Gesamtzusammenhang.

Auf die Angaben zum Kilometerstand kann verzichtet werden, wenn die Fahrtstrecke durch  GPS – Ermittlung erfolgt. Dann muss der tatsächliche Tachostand nur im Halbjahres Rhythmus oder am Jahresende dokumentiert werden.

(Verfügung der OFD Rh. und Münster/Kurzinformation Lohnsteuer, Außendienstnummer 2/2013 vom 18.2.2013)